1. Descripción general
La presente integración conecta los sistemas internos de [COLEGIO MONTE AZUL] (formularios en nuestro sitio web y flujo automatizado mediante n8n) con el servicio QuickBooks Online de Intuit Inc.
Su único propósito es registrar de forma automatizada los pagos realizados por las familias (mensualidades, inscripciones y otros conceptos autorizados) en el sistema contable del colegio.
2. Alcance y uso permitido
- La integración está destinada exclusivamente al uso interno del personal autorizado de [COLEGIO MONTE AZUL].
- No está pensada para uso directo por parte de estudiantes, madres, padres o responsables; ellos solo utilizan los formularios de pago del sitio web del colegio.
- Queda prohibido utilizar esta integración para fines distintos a la gestión administrativa y contable de [COLEGIO MONTE AZUL].
3. Funcionamiento básico
- La familia o responsable completa un formulario de pago en el sitio web del colegio.
- Los datos del pago (por ejemplo: nombre del estudiante, grado, concepto, monto, referencia de pago, método de pago y fecha) se envían a un flujo automatizado (n8n).
- n8n transmite la información relevante a QuickBooks Online, donde se registra el movimiento contable correspondiente.
- En algunos casos, el personal administrativo puede revisar y aprobar la información antes de que se envíe a QuickBooks.
4. Responsabilidades del colegio
- Mantener actualizada la configuración de la integración y revisar periódicamente que los datos enviados a QuickBooks sean correctos.
- Limitar el acceso a la integración únicamente a personal autorizado.
- Notificar a las familias, cuando sea necesario, sobre cambios relevantes en el manejo de sus datos relacionados con pagos.
5. Responsabilidades del personal autorizado
- Utilizar la integración únicamente para registrar pagos reales y verificados.
- No compartir credenciales de acceso a las herramientas involucradas (WordPress, n8n, QuickBooks).
- Verificar, antes de aprobar un envío a QuickBooks, que el pago corresponda al estudiante y concepto correctos.
6. Servicios de terceros
Esta integración depende de servicios de terceros, entre ellos:
- QuickBooks Online (Intuit Inc.), como sistema contable.
- n8n, como plataforma de automatización de flujos.
- El proveedor de hosting donde se aloja el sitio web del colegio.
Cada uno de estos servicios tiene sus propios términos y condiciones, ajenos a [COLEGIO MONTE AZUL].
7. Limitación de responsabilidad
[COLEGIO MONTE AZUL] hará esfuerzos razonables para que la integración funcione de forma correcta y segura. Sin embargo, no puede garantizar la disponibilidad ininterrumpida de los servicios de terceros ni se hace responsable por fallos técnicos ajenos a su control (caídas de QuickBooks, problemas del proveedor de hosting, etc.).
En caso de inconsistencias en los registros contables, el colegio podrá corregir los datos directamente en QuickBooks o en sus sistemas internos.
8. Modificaciones de estos términos
[COLEGIO MONTE AZUL] se reserva el derecho de actualizar estos términos de uso cuando sea necesario. La versión vigente estará siempre disponible en esta misma página.
9. Contacto
Para dudas o comentarios sobre esta integración, puedes escribir a:
Correo: [email protected]