1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales vinculados a esta integración es [COLEGIO MONTE AZUL], con domicilio en [DIRECCIÓN] y correo de contacto [EMAIL].
2. Finalidad del tratamiento
Los datos que se envían a través de la integración con QuickBooks se utilizan exclusivamente para:
- Registrar y controlar pagos realizados por las familias y responsables.
- Mantener actualizado el sistema contable del colegio.
- Elaborar reportes internos de carácter financiero o administrativo.
3. Datos que se pueden transmitir a QuickBooks
Dependiendo del formulario y del tipo de pago, la integración puede incluir, entre otros, los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del estudiante.
- Grado o nivel académico.
- Nombre de la persona responsable del pago.
- Concepto del pago (por ejemplo: mensualidad, inscripción, servicio adicional, etc.).
- Monto pagado y moneda.
- Referencia o número de boleta/comprobante.
- Medio de pago (por ejemplo: depósito bancario, transferencia, tarjeta).
- Fecha del pago.
- Correo electrónico de contacto, cuando esté disponible.
No se envían contraseñas ni datos de acceso de usuarios a QuickBooks.
4. Base legal
El tratamiento de estos datos se realiza sobre la base de:
- La relación contractual entre las familias/responsables y [COLEGIO MONTE AZUL] para la prestación de servicios educativos.
- El interés legítimo del colegio en llevar un control administrativo y contable adecuado de los pagos recibidos.
5. Servicios y encargados de tratamiento
Para poder realizar el envío automatizado a QuickBooks se utilizan los siguientes servicios:
- QuickBooks Online (Intuit Inc.), como sistema contable donde se almacenan los registros de pago.
- n8n, como plataforma de automatización que recibe la información desde los formularios del sitio web y la envía a QuickBooks.
- El proveedor de hosting donde se aloja el sitio web de [COLEGIO MONTE AZUL].
Estos servicios actúan como encargados de tratamiento o proveedores externos y cuentan con sus propias políticas de privacidad y medidas de seguridad.
6. Conservación de los datos
Los datos personales relacionados con pagos se conservarán durante el tiempo necesario para:
- Cumplir con las obligaciones legales y fiscales del colegio.
- Atender auditorías o revisiones contables.
Una vez transcurridos esos plazos, los datos podrán ser bloqueados o anonimizados cuando sea posible.
7. Seguridad
[COLEGIO MONTE AZUL] aplica medidas razonables de seguridad técnica y organizativa para proteger los datos personales, incluyendo:
- Accesos restringidos al panel de QuickBooks, n8n y al sitio web.
- Uso de credenciales personales para el personal autorizado.
- Revisión periódica de los flujos automatizados que intervienen en el registro de pagos.
8. Derechos de los titulares de los datos
Las personas cuyas datos se tratan (familias y responsables) pueden, en la medida que lo permita la normativa aplicable:
- Solicitar acceso a sus datos.
- Solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos.
- Solicitar, cuando proceda, la eliminación o limitación del tratamiento de sus datos.
Las solicitudes pueden hacerse a través del correo: [EMAIL].
9. Transferencias internacionales
Algunos de los servicios utilizados (como QuickBooks Online o n8n cloud) pueden estar ubicados fuera de Guatemala. En esos casos, se procura utilizar proveedores que ofrezcan garantías adecuadas de protección de datos, conforme a los estándares internacionales habituales.
10. Cambios en esta política
[COLEGIO MONTE AZUL] podrá actualizar esta política de privacidad cuando incorpore nuevas funcionalidades o cambien los servicios utilizados. La versión vigente estará siempre disponible en esta página.
11. Contacto
Para cualquier consulta sobre la protección de datos relacionada con esta integración, puedes escribir a: [email protected]